Por que sua empresa deve usar sistemas de pagamento automatizados

Benefícios dos sistemas de pagamento automatizados para sua empresa

Gerenciar as finanças empresariais pode ser desafiador, e sem um sistema financeiro sólido e uma estratégia adequada, sua empresa pode entrar em desordem. Com a ajuda de uma solução de pagamento automatizada, você pode economizar tempo, dinheiro e otimizar as operações – e na era da IA, nossas tecnologias de pagamento automatizado estão mais avançadas do que nunca.

Mas afinal, como exatamente essas plataformas funcionam e elas sempre valem a pena usar?

Como funcionam os sistemas de pagamento automatizado?

Afinal, o que é um sistema de pagamento automatizado para empresas?

Sua empresa é responsável por efetuar pagamentos para inúmeros fornecedores e fornecedores. Se for uma empresa grande ou complicada, você pode ser responsável pelo processamento de centenas ou até milhares de pagamentos todos os dias.

Normalmente, você terá que fazer isso como um esforço tedioso e manual. As pessoas da sua equipe de contabilidade serão responsáveis por revisar manualmente cada fatura, enviar pagamentos, solucionar problemas, e assim por diante.

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Um sistema de pagamento automatizado tenta tornar tudo isso muito mais ágil, eficiente e (em muitos aspectos) sem contato. Através desse tipo de sistema, sua empresa poderá pagar faturas eletronicamente, em vez de cheques em papel. Sua empresa poderá processar e aprovar pagamentos para várias faturas em lotes, em vez de analisá-las uma por uma. Sua empresa poderá usar vários métodos de pagamento, incluindo transferências bancárias, cartões de crédito virtuais e transferências ACH, para atender aos requisitos de seus fornecedores.

Como você pode imaginar, existem muitos tipos diferentes de sistemas de pagamento automatizado disponíveis para as empresas adotarem. Os recursos variam de plataforma para plataforma, mas a maioria dos sistemas de pagamento automatizado possui fundamentos semelhantes.

Prós e contras dos sistemas de pagamento automatizado

Quais são as vantagens e desvantagens de usar um sistema de pagamento automatizado?

Essas são as vantagens:

•  Economia de tempo. A maior vantagem é, sem dúvida, a economia de tempo. Em escala maior e ao longo do tempo, uma solução de pagamento automatizado pode economizar centenas, senão milhares de horas de trabalho para sua organização. Isso pode evitar que você precise contratar mais pessoas. Pode liberar seus membros da equipe para se concentrarem em responsabilidades mais importantes. E, talvez o mais importante, economiza dinheiro em mão de obra.
• Economia de custos. Economizar dinheiro em mão de obra é apenas o começo. Como esses sistemas de pagamento são rápidos, fáceis e capazes de agrupar pagamentos, eles geralmente têm custos de transação mais baixos. Se você somar todos os elementos de economia de custos de sua plataforma, não é difícil entender por que uma solução de pagamento automatizado pode se pagar.
• Redução de erros humanos. Uma melhor tecnologia financeira pode reduzir significativamente a ocorrência de erros humanos em suas operações diárias. Obviamente, erros ainda são possíveis, mas são muito menos prováveis com uma máquina automatizada e eficiente. Erros em faturas podem se tornar coisa do passado.
• Melhor transparência. Bons sistemas de pagamento automatizado possuem rastreamento e relatórios completos, proporcionando total transparência em cada etapa do processo. Se algo der errado, você poderá descobrir o motivo. Se você estiver procurando por análises contábeis mais avançadas, poderá obtê-las.
•  Maior segurança. Em muitos aspectos, os pagamentos automatizados são muito mais seguros do que os pagamentos manuais. Há menos pessoas envolvidas em cada etapa, e o processo é tão rápido e perfeito que há poucas oportunidades para fraudes.
• Fechamento financeiro mais rápido. Algumas empresas adoram a vantagem de um fechamento financeiro mais rápido. Graças a todo o tempo que você economizará, você estará em uma posição privilegiada para encerrar seus pagamentos em tempo recorde.
• Melhores relacionamentos com fornecedores. Seus fornecedores também apreciarão seu sistema de pagamento automatizado; eles recebem seu dinheiro mais rápido e têm menos preocupações. Em alguns casos, eles até podem escolher como desejam ser pagos.

Não há muitos pontos negativos a considerar, desde que você escolha a melhor plataforma:

• Preço. A maioria das soluções de pagamento automatizado não é gratuita. Dependendo do que você procura, pode acabar pagando algumas centenas de dólares por mês por essa solução. Mas considerando o tempo e o dinheiro que você provavelmente economizará, esse investimento geralmente vale a pena.
• O lançamento inicial. Algumas empresas têm dificuldade em implementar uma plataforma como essa inicialmente. Se sua equipe está acostumada a fazer pagamentos manualmente, ou se você já tem muitos tipos diferentes de software de contabilidade em uso, isso pode ser tecnicamente desafiador e frustrante para as pessoas em sua organização que resistem a mudanças. No entanto, com os preparativos adequados, você pode mitigar esse problema potencial.
• Erros técnicos. Erros técnicos podem ser um fator complicador para quase todos os tipos de tecnologia, e soluções de pagamento automatizado não são exceção. Erros de programação, uso incorreto do usuário e outras falhas podem ocasionalmente apresentar desafios temporários que precisam ser superados.

Como Escolher o Melhor Sistema de Pagamento Automatizado

Uma das ressalvas aqui é que você só vai aproveitar ao máximo os benefícios dos pagamentos automatizados se escolher a melhor plataforma para o seu negócio.

Essas são as variáveis mais importantes a serem consideradas nesse sentido:

• Recursos principais. Sua consideração mais importante deve ser os recursos principais associados a essa plataforma. Quais tipos de pagamentos estão disponíveis? Como configurar pagamentos automáticos? Quais outros recursos estão disponíveis? Que suporte está disponível para transparência de dados e relatórios?
• Usabilidade. Seu sistema de pagamento automatizado pode ser capaz de fazer a maior parte do trabalho em relação aos seus pagamentos, mas os seres humanos ainda serão responsáveis por usá-lo diariamente. Portanto, você também precisa pensar na usabilidade. Será relativamente simples treinar e educar as pessoas sobre como usar essa plataforma? Seus membros da equipe se beneficiarão ao usá-la?
• Compatibilidade. E quanto à compatibilidade? Essa plataforma se integra a outras plataformas contábeis que você já está usando? Como ela se encaixa no restante da sua pilha de tecnologia?
• Confiabilidade. A automação só é benéfica se for confiável. Essa plataforma tem um histórico comprovado de sucesso? Existem amplas avaliações e depoimentos positivos?
• Preços. Obviamente, você precisará pensar nos preços. Algumas plataformas de automação são mais caras do que outras; elas podem valer o dinheiro extra, mas cabe a você decidir.
• Suporte e solução de problemas. O que acontece se e quando algo der errado? Há um serviço de atendimento ao cliente adequado disponível para ajudar a resolver possíveis problemas?
• Roadmap do desenvolvedor. Por fim, encontre e considere o roadmap do desenvolvedor. A equipe de desenvolvimento parece estar focada em fornecer suporte contínuo para a plataforma? Existem novos recursos interessantes em desenvolvimento?

Práticas Recomendadas Adicionais

Também existem algumas práticas recomendadas adicionais que você deve seguir ao usar um sistema de pagamento automatizado para o seu negócio:

• Garanta uma implementação tranquila. Nova tecnologia nem sempre é uma adição puramente positiva para o seu negócio. Pode haver certos desafios que impedem o seu negócio de integrar esse software ao outro software contábil que você está usando. Pode ser difícil convencer os membros da sua equipe de que essa plataforma vale a pena usar, ou difícil treiná-los para usá-la. Mas, com um planejamento proativo adequado, você pode mitigar a maioria desses problemas e garantir uma implementação tranquila.
• Ofereça várias opções de pagamento. Dentro da sua plataforma de pagamentos automatizados, você pode ter a opção de quais tipos de pagamentos oferecer. Geralmente, quanto mais flexível você for, melhor será para seus fornecedores, então ofereça várias opções de pagamento, se puder.
• Teste e monitore regularmente. A automação é incrivelmente valiosa e, em muitos casos, quase perfeitamente confiável. Mas ainda é uma boa ideia ter algumas verificações e equilíbrios humanos no lugar; teste e monitore seu software regularmente para garantir que ele esteja funcionando conforme o esperado.

Com sistemas de pagamento automatizados melhores em vigor, seu negócio pode economizar tempo, dinheiro, reduzir erros humanos e deixar seus fornecedores mais felizes. Existem alguns custos e as integrações iniciais podem ser tecnicamente desafiadoras, mas este é um investimento que pode valer a pena para quase qualquer negócio que faça pagamentos em escala suficiente.

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