Implementação do ERP 5 maneiras de lidar com a mudança

À medida que as organizações buscam novas soluções corporativas para atender às necessidades em constante evolução do negócio, muitas estão realizando o que pode parecer um processo assustador: a implementação de sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP, na sigla em inglês). No entanto, o maior obstáculo nas implementações de ERP pode surpreendê-lo. Trata-se de uma questão relacionada às pessoas, e não à tecnologia. De acordo com a Deloitte, 82% dos CIOs citam a resistência à mudança como a principal barreira para a implementação do ERP. As implementações de ERP são disruptivas porque você está pedindo às pessoas que mudem a forma como trabalham. Portanto, você terá que convencê-las enfatizando os benefícios. Um sistema moderno de ERP pode resolver problemas empresariais, mas a implantação bem-sucedida requer a adesão dos usuários e a construção de consenso para novas formas de trabalho.

Em outras palavras, o sucesso do projeto de ERP requer uma gestão eficaz da mudança. A boa notícia é que os sistemas de ERP de próxima geração oferecem níveis mais altos de eficiência e integração do que os sistemas legados. O desafio é comunicar isso aos stakeholders de uma forma que faça sentido.

5 Dicas para uma Implantação de ERP mais Suave

Aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo a lidar efetivamente com questões de gestão de mudança para uma implementação mais rápida e fácil:

1. Foque no que torna a organização única.

Toda organização possui processos estabelecidos que as pessoas utilizam para conduzir os negócios. Isso é verdade para empresas que fabricam instrumentos musicais, organizações sem fins lucrativos que trabalham para salvar espécies raras de aves e todos os outros tipos de organizações. Mas às vezes, os funcionários se concentram tanto no processo que perdem de vista a missão. Pode parecer básico, mas lembrar dos serviços que tornam a organização única – e não dos processos – pode ser útil no início da implementação de um sistema de ERP.

2. Mantenha-se no escopo da implementação padrão de ERP.

À medida que as soluções de ERP baseadas em nuvem aumentam em quantidade, elas se tornam mais especializadas. O fabricante de instrumentos musicais e a organização sem fins lucrativos que salva aves podem acessar produtos de ERP que atendam aos seus setores. Tenha em mente que diferentes organizações dentro de um setor provavelmente terão necessidades de integração semelhantes, e há valor nessa similaridade. Além disso, é melhor ajustar os processos de negócio do que personalizar o software. Por exemplo, descobrimos com um dos clientes do setor público da Unit4 que alterar os métodos de trabalho das pessoas, em vez de alterar o software de ERP, reduziu pela metade o tempo de implementação.

3. Garanta que todos os principais stakeholders sejam incluídos nos grupos de trabalho do projeto.

Os projetos de implementação de ERP são tipicamente liderados pela área de TI, que pode ou não estar familiarizada com todas as unidades de negócio afetadas. É fundamental garantir que cada stakeholder afetado tenha a oportunidade de fornecer contribuições e receber atualizações. Não fazer isso pode resultar em atrasos significativos. Em uma implantação de ERP, um grupo de stakeholders foi identificado no final do projeto, e voltar atrás para atender às suas necessidades atrasou a data de go-live em oito meses. Portanto, verifique novamente se todas as partes relevantes estão envolvidas.

4. Mapeie os processos de negócio e as oportunidades de melhoria.

Uma implantação de ERP é uma excelente oportunidade para repensar os processos de negócio. Mapear os processos e identificar possíveis ganhos de eficiência pode ser um evento de união, reunindo os membros da equipe em torno do objetivo comum de maior produtividade. Também é uma excelente oportunidade para o líder da equipe explicar aos stakeholders exatamente como a implementação (e a aplicação da abordagem padrão do fornecedor) tornará seus trabalhos mais fáceis, removendo etapas desnecessárias e eliminando a necessidade de intervenções manuais.

5. Escolha um fornecedor familiarizado com o seu setor.

Como mencionado anteriormente, os dias dos sistemas de ERP de tamanho único estão acabados. Além de selecionar um software de ERP baseado em nuvem que seja adequado para sua organização, certifique-se de envolver um fornecedor com experiência no seu setor. Faça as perguntas certas aos fornecedores em potencial para entender sua área de foco. Dessa forma, você pode se beneficiar do conhecimento acumulado que eles adquiriram por meio de várias implementações, acelerando o tempo de retorno do investimento para sua organização. A implementação de um fabricante não será a mesma que a de um grupo sem fins lucrativos, então encontre um fornecedor com a experiência relevante no setor.

Liderando com a Gestão da Mudança em Mente

Os líderes de implementação de ERP tendem a se concentrar nos aspectos técnicos, o que é compreensível, pois aplicam tecnologia para otimizar processos, eliminar intervenções manuais que não agregam valor e criar mais eficiência como um todo. No entanto, é essencial lembrar que, como uma implementação de ERP altera a forma como as pessoas trabalham, a parte de gestão da mudança do projeto é fundamental.

Durante a pandemia, vimos muitas organizações operando em modo de “resposta de emergência”, acelerando rapidamente seus esforços de transformação digital para responder a desafios comerciais imediatos. No entanto, ainda não vimos uma adoção significativa dessas tecnologias de próxima geração. Isso sugere uma oportunidade para os líderes de tecnologia darem um passo atrás e avaliarem como seu sistema de ERP se encaixa em suas estratégias de TI e de negócios de forma holística.

Lembre-se, o tempo que você gasta inicialmente envolvendo as partes interessadas-chave, construindo consenso para sua estratégia de implementação e obtendo apoio para o valor do novo sistema ERP não é uma distração dos componentes técnicos da implementação. É uma fase vital do projeto por si só. Uma gestão de mudanças habilidosa resultará em uma implantação mais suave e rápida se for tratada corretamente.

Crédito da imagem em destaque: Foto de Mikhail Nilov; Pexels; Obrigado!

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